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高效的會議是解決問題,而你一直在浪費時間
作者:admin 日期:2017-01-24 瀏覽

  當我們確定了決策方向,就需要開會討論可執行的方案了,一場有效果的頭腦風暴能夠使思想火花四濺,使團隊成員們能夠掌握清晰的工作計劃和明確的方向,推進決策的執行。但一場平庸的會議著實浪費時間,成員們也就很難想出絕佳的點子,而會前做好準備能夠讓一場頭腦風暴發揮其應有的作用。下面總結導致會議失敗的四種情況,避免這些錯誤能讓你更好地組織一場會議。

  一、缺乏規劃

  成功的會議都不是偶然發生的,它們都是前期精心策劃的結果。會議前一定要明確定義所有的目標以及創建一個詳細的議程??梢赃m當安排自發討論的空間,但要確保有一個整體的會議議程,這將有助于確保實現你的會議目標。

  接下來,花時間考慮一些基本的組織工作,如座位安排、電源插座和PPT講義等補充材料;提前幾天讓會議發言者提供內容大綱,既可以讓你根據內容調整內容,也可以避免出現太意料之外的事情。制定一個會議經常需要使用的項目清單,并在每次會議之前進行檢查。

  二、沒有指定的會議主導者

  如果沒有一個主導會議的負責人,會議內容很容易跑偏,浪費時間。指定一名會議的主導者,可以讓會議沿著設立的明確方向進行,減少無關話題的討論,促進積極的討論和安排后續活動。

  三、未能預料會議爭端

  在會議上經常會討論一些有爭議的話題,為了避免潛在不愉快的反應,可以在會前讓團隊中最直言不諱或最有影響力的成員舉行一些一對一交流,以此評估真正會議時可能的出現的狀況。無論你是否處于同一情況下,你都能更好地預測和準備問題和意見,以防止被打個措手不及。

  四、沒有后續行動

  如果沒有人做會議記錄和概述后續任務,那么會議開的再成功也將毫無價值。因此,應該安排一位會議記錄員,讓他在會議結束后向所有參會者發送電子郵件概述會議總結。同時,會議主導者也應該在會議中記下會后需要完成的任務,并在結束時將任務具體分配好和設定完成的截止日期。

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